En la presente jornada se indagará en las necesidades digitales y cómo, desde un nivel usuario, se debe motivar la digitalización en pequeñas organizaciones. Unos primeros y sencillos pasos.

En todo caso, la implantación debe ser gradual, tener una hoja de ruta propia y ser acorde a las necesidades particulares de cada cual. Pero perder el miedo y cambiar la mentalidad es un primer paso importante. Así el primer paso necesario será cambiar el chip, porque somos por naturaleza reacios al cambio, y mantenemos los hábitos sin plantearnos si son los adecuados. Los hábitos son buenos, pero hemos de indagar si estos son mejorables… y lo serán en muchos casos.

Aunque inicialmente nos cueste, y nos parezca una pérdida de tiempo, lograremos ser más ágiles y eficientes. Sabemos que acercarnos más a nuestros clientes, llegar a los inversores, recoger y valorar sus necesidades y la satisfacción de todos ellos o diferenciarnos en un mundo cada día más competitivo y cada vez más digital, es una tarea más presente.

Para ello, hoy en día disponemos de herramientas y aplicaciones muchas de ellas habituales, sencillas y gratuitas que se integran fácilmente en cualquier empresa por pequeña que sea. Ojo, que han de ser aceptadas y no impuestas.  Y sobre todo, si apostamos por ellas, han de sernos útiles. Equivocarse en el uso y en la elección será también parte del proceso de transformación.

Así pues, la amenaza de la transformación digital llega con el cambio de mentalidad, con nuevos términos tecnológicos y con una gran variedad de aplicaciones y herramientas que debemos testear, aceptar y adaptar a nuestras necesidades. 

La digitalización abre un mundo de posibilidades para mejorar la productividad y competitividad facilitando:

- MEJORA DE GESTIÓN. Aprovechar las posibilidades que ofrece el avance tecnológico nos facilitará la planificación y toma de decisiones al disponer de forma rápida, sencilla y en muchos casos visual de información abundante, propia, fiable y veraz.

- CONTROL y CENTRALIZACIÓN DE INFORMACIÓN. Un archivo único, con acceso controlado, codificado y con copias de seguridad, con documentación accesible desde cualquier dispositivo. El centro de trabajo está en cualquier lugar gracias a la nube o cloud. Además, la recopilación de datos, el Big Data, será esencial en el futuro.

- ANÁLISIS DE PROCESOS. Disponer de buenos flujos de trabajo y base de datos facilitará la gestión empresarial tanto en ámbitos económicos/financieros, como de compras, proyectos, de producción, de información o gestión de clientes.

- COMUNICACIÓN y DIVULGACIÓN. Las redes sociales son también una oportunidad y pueden integrarse para la comunicación interna y externa. Mejorar nuestra participación y posicionamiento, un reto. La venta online es una realidad. La sociedad ya utiliza los medios virtuales como canales habituales para consultas y como servicio postventa, donde por Live chats o chatsbots se nos resuelven dudas. 

- BANCA Y ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA. Pagos digitales, Presentación de documentación… es ya una obligación legal, un punto de no retorno que debemos aprovechar.

- HERRAMIENTAS DE TRABAJO. Adaptadas a nuestro entorno y basadas por ejemplo en metodología BIM facilitan las modificaciones, incluso la visualización y gestión de datos. La geolocalización de la información con sistemas GIS se integra ya en la administración como herramienta de toma de decisiones al plasmar de forma macro y micro, y facilitar un análisis del estado actual y futuro.

- MOBILIDAD. Los dispositivos móviles permiten trabajar y acceder a la información desde cualquier parte del mundo. Debemos  modificar nuestro modelo de negocio, pensar que el ir físicamente a la oficina no es una condición indispensable para llevar a cabo nuestro trabajo.

- EFICIENCIA ENERGÉTICA, control de climatización, iluminación, el internet de las cosas (IOIT).